Behandling av Personuppgifter (GDPR)

i Föreningen Stockholms Forum


Innehållsförteckning

1.Hur hanterar Stockholms Forum dina personuppgifter?

2.Vad är en personuppgift?

3.Vem är ansvarig för de personuppgifter vi behandlar?

4.Vilken information behandlar vi?

4.1  Medlemskap  

4.2 Förtroendeuppdrag 

4.3  Deltagare på arrangemang

4.4 Användare av webbtjänster

4.5  Ansvarsnämnden

4.6  Leverantörer och samarbetspartners

4.7  Kommunikation och marknadsföring 

5.Hur länge sparar vi personuppgifter?

6.Vilka kan vi komma att dela information med? 

7.Den registrerades rättigheter

8.Kontakt med Stockholms Forum kring personuppgifter


1  Hur hanterar Stockholms Forum dina personuppgifter?

För oss på Stockholms Forum är din integritet av största vikt och det är därför väsentligt att du som medlem, kursdeltagare, leverantör, förtroendevald, kontaktperson etc. känner dig trygg med att vi behandlar dina personuppgifter på ett säkert och korrekt sätt och att du är informerad om hur vi behandlar dina personuppgifter.

I denna personuppgiftspolicy hittar du information om hur vi samlar in och hur vi hanterar dina personuppgifter, för vilket ändamål vi hanterar personuppgifterna och hur länge vi sparar uppgifterna samt vilka rättigheter du har som registrerad hos Stockholms Forum.

2  Vad är en personuppgift?

En personuppgift är all slags information som direkt eller indirekt (det vill säga via annan information) kan hänföras till dig som fysisk person. De mest självklara exemplen är namn och personnummer, men även bilder, ljudupptagningar, lägenhetsnummer, IP-adresser med mera räknas som personuppgifter.

Att behandla personuppgifter innebär att en eller flera åtgärder utförs; såsom insamling, lagring, läsning, bearbetning eller överföring av uppgifterna.

3  Vem är ansvarig för de personuppgifter vi behandlar?

I Stockholms Forum är föreningens kassör personuppgiftsansvarig för de uppgifter vi har om dig och för den behandling som beskrivs nedan. Stockholms Forum hantering av personuppgifter följer gällande dataskyddslagstiftning. Har du frågor kring integritet och personuppgifter så är du välkommen att kontakta Stockholms Forum. I avsnitt 8 nedan finns kontaktuppgifter.

4  Vilken information behandlar vi?

Nedan beskrivs vilka personuppgifter vi hanterar i olika situationer där fysiska personer förekommer i våra register samt hur vi behandlar uppgifterna.

4.1  Medlemskap

Stockholms Forum medlemmar är fysiska personer. För att Stockholms Forum ska kunna hantera medlemskapet behöver vissa personuppgifter behandlas. Den information som det bland annat kan röra sig om är följande.

    1. Namn
      • Födelsedata
      • Medlemsnummer

  1. Kontaktuppgifter såsom adress, e-postadress, telefonnummer

  2. Betalningsinformation

    Uppgifterna ovan samlas in från dig som medlem eller från underavdelning du är medlem i. Uppgifterna kan kompletteras och uppdateras med till exempel e-postadress eller ändringar över tid.


Behandling av personuppgifter för att // Rättslig grund Administrera in- och utträde

Fullgörande av avtal (medlemskap) eller intresseavvägning // Berättigat intresse att fullgöra och administrera avtal.

Administrera avgifter // Fullgörande av avtal (medlemskap) eller intresseavvägning – berättigat intresse att fullgöra och administrera avtal.

Upprätta bokförings- och revisionsunderlag // Rättslig förpliktelse (bokföringsskyldighet)

Genomföra medlemsenkäter  // Intresseavvägning – berättigat intresse att utveckla medlemserbjudandet.

Bjuda in till arrangemang, informera om vår verksamhet i nyhetsbrev, medlemstidning med mera  // Intresseavvägning – berättigat intresse att informera om vår verksamhet.

Spara personuppgifter (gallring)  // Intresseavvägning – Berättigat intresse. Vid avslutat medlemskap i Stockholms Forum kommer personuppgifter att sparas i ett år för den händelse medlemskapet återupptas. Vi har ett berättigat intresse att enkelt och effektivt kunna återaktivera personuppgifter.

Om medlemskapet avslutats på grund av en disciplinpåföljd som meddelats av Ansvarsnämnden eller Etiska nämnden kan personuppgifter sparas längre. Vi har ett berättigat intresse av att säkerställa att våra medlemmar följer Stockholms Forum regler om etik och god sed och att kunna neka återinträde på grund av tidigare överträdelser av våra etiska regler.

4.2  Förtroendeuppdrag

För dig som har förtroendeuppdrag i Stockholms Forum samlar vi in och behandlar bland annat följande personuppgifter.

  1. Namn

  2. Personnummer

  3. Kontaktuppgifter såsom adress, e-postadress och telefonnummer

  4. Uppgifter för att kunna betala ut eventuellt arvode och utlägg

  5. Anställningsuppgifter (till exempel befattning)


Behandling av personuppgifter för att  //  Rättslig grund

Administrera förtroendeuppdrag (ledamot i valberedning, fullmäktige, styrelse, med mera) inklusive nomineringar, administration av möten och eventuella utbetalningar av arvoden och utlägg //  Fullgörande av avtal (uppdrag)

Skicka nyhetsbrev och bjuda in till sammankomster och andra arrangemang   //  Intresseavvägning – berättigat intresse att informera om verksamheten.

Spara personuppgifter (gallring)   //  Uppdragsavtal – vi sparar personuppgifter under hela tiden som förtroendeuppdraget pågår.

Intresseavvägning – berättigat intresse. Vi kan komma att spara personuppgifter även efter att uppdraget upphört eftersom uppgifterna är av värde för att kunna följa Intresseavvägning – Berättigat intresse. Vid avslutat medlemskap i Stockholms Forum kommer personuppgifter att sparas i ett år för den händelse medlemskapet återupptas. Vi har ett berättigat intresse att enkelt och effektivt kunna återaktivera personuppgifter.

Om medlemskapet avslutats på grund av en disciplinpåföljd som meddelats av ansvarsnämnderna eller Etiska nämnden kan personuppgifter sparas längre. Vi har ett berättigat intresse av att säkerställa att våra medlemmar följer Stockholms Forum regler om etik och god sed och att kunna neka återinträde på grund av tidigare överträdelser av våra etiska regler.

historik och medlemsengagemang samt fastighetsbranschens utveckling.

Legal förpliktelse – vi kan också behöva spara personuppgifterna för bokföring.


4.3  Deltagare på arrangemang

Stockholms Forum erbjuder medlemmar och i vissa fall medlemmars familjer föreläsningar och underhållningsaftnar eller andra arrangemang.

I samband med att du anmäler dig till eller deltar vid något av Stockholms Forum arrangemang, behöver vi viss information från dig för att kunna utföra och administrera arrangemanget. I samband med registreringen kan du bland annat behöva ange följande uppgifter.

  1. Namn

  2. Kontaktuppgifter såsom adress, telefonnummer och e-postadress

  3. Uppgifter om medlemskap

  4. Uppgift om allergi eller annan specialkost

  5. Betalningsuppgifter

Behandling av personuppgifter för att  //  Rättslig grund

Bjuda in till och administrera kostnadsfria arrangemang  //  Intresseavvägning – berättigat intresse att kommunicera information om Stockholms Forum och fastighetsmarknaden.

Administrera utbildningar och fakturera   //  Fullgörande av avtal (köp) eller intresseavvägning – berättigat intresse att fullgöra och administrera avtal.

Utvärdera och utveckla utbildningar  //  Intresseavvägning – berättigat intresse att vidareutveckla och förbättra vårt erbjudande.

Erbjuda den kost du önskar (till exempel på grund av allergi).   //  Samtycke – eftersom kostpreferenser kan vara uppgift om hälsa.

Fotografera och filma arrangemang.  //  Om vi fotograferar eller filmar informerar vi härom i förväg samt i samband med arrangemanget. Intresseavvägning – berättigat intresse att sprida information om vår verksamhet på Stockholms Forum s webbplats och sociala medier.

Spara personuppgifter (gallring)  //  Intresseavvägning – Berättigat intresse. Vid avslutat medlemskap i Stockholms Forum kommer personuppgifter att sparas i ett år för den händelse medlemskapet återupptas. Vi har ett berättigat intresse att enkelt och effektivt kunna återaktivera personuppgifter.

            Om medlemskapet avslutats på grund av en disciplinpåföljd som meddelats av Ansvarsnämnden eller Etiska nämnden kan personuppgifter sparas längre. Vi har ett berättigat intresse av att säkerställa att våra medlemmar följer Stockholms Forum regler om etik och god sed och att kunna neka återinträde på grund av tidigare överträdelser av våra etiska regler.

4.4  Användare av webbtjänster

I de fall du använder någon av Stockholms Forums webbtjänster/databaser kommer vi att behöva viss information från dig för att kunna tillhandahålla och administrera tjänsterna. Du måste därför i samband med registrering ange bland annat.


NamnFödelsedata

Kontaktuppgifter såsom kontaktperson, adress, e-postadress och telefonnummer

Uppgifter om medlemskap

Betalningsuppgifter


Behandling av personuppgifter för att  //  Rättslig grund

Tillhandahålla och administrera tjänsten Egenkontroll.  //  Fullgörande av avtal (uppdrag)

Dela födelsedata internt inom Stockholms Forum och dess underavdelningar  //  Intresseavvägning – berättigat intresse att informera om verksamheten.

Tillhandahålla och administrera den kostnadsfria tjänsten Uppförandekod för leverantörer.   //  Uppdragsavtal – vi sparar personuppgifter under hela tiden som förtroendeuppdraget pågår. Intresseavvägning – berättigat intresse. Vi kan komma att spara personuppgifter även efter att uppdraget upphört eftersom uppgifterna är av värde för att kunna följa Intresseavvägning – Berättigat intresse. Vid avslutat medlemskap i Stockholms Forum kommer personuppgifter att sparas i ett år för den händelse medlemskapet återupptas. Vi har ett berättigat intresse att enkelt och effektivt kunna återaktivera personuppgifter.

Om medlemskapet avslutats på grund av en disciplinpåföljd som meddelats av ansvarsnämnderna eller Etiska nämnden kan personuppgifter sparas längre. Vi har ett berättigat intresse av att säkerställa att våra medlemmar följer Stockholms Forum regler om etik och god sed och att kunna neka återinträde på grund av tidigare överträdelser av våra etiska regler.

historik och medlemsengagemang samt fastighetsbranschens utveckling.

Legal förpliktelse – vi kan också behöva spara personuppgifterna för bokföring.


Tillhandahålla och administrera den kostnadsfria tjänsten Uppförandekod för leverantörer.   //  Intresseavvägning – berättigat intresse att administrera tjänsten och upprätthålla en sund fastighetsmarknad.

Skicka ut information om nyheter i tjänsten eller bjuda in till användarmöten eller dylikt.   //  Intresseavvägning – berättigat intresse att informera om vår verksamhet.

Spara personuppgifter (gallring)  //  Medlemsavtal – Vi sparar personuppgifter så länge du är medlem eller företräder en medlem.  Intresseavvägning – berättigat intresse. Vi sparar personuppgifter hänförliga till icke-medlem i ett år efter avslutat köp för att tillhandahålla nya erbjudanden samt för att göra utvärderingar av vårt erbjudande. Om vi har ett samtycke kan uppgifterna sparas längre.  Legal förpliktelse – till exempel bokföring.

4.5  Ansvars- och Etiska nämnden

Medlemskap i Stockholms Forum förutsätter att man följer våra Regler om etik och god sed. För att säkerställa att våra medlemmar följer våra regler och för att upprätthålla en sund förenings har Stockholms Forum inrättat en ansvarsnämnd bestående av föreningens kassör dit medlemmar eller andra kan vända sig med klagomål mot våra medlemmar. Vi kan också självmant inleda ett ärende mot en medlem. Ansvarsnämndernas beslut kan överklagas till Stockholms Forums Etiska nämnd som består av föreningens ordförande och sekreterare.

De personuppgifter som förekommer vid hanteringen av ett prövningsärende kan bland annat vara följande.

Parternas namn, adress och e-postadress

Kontaktpersoner hos parterna

Namn på andra personer som parterna hänvisar till i ärendet

Uppgifterna ges in av parterna i ärendet i deras yttranden till nämnden.

Dessutom förekommer personuppgiftshantering vad gäller ansvarsnämnden och Etiska nämndens ledamöter, som är förtroendevalda (se avsnitt 4.2).

4.6  Leverantörer och samarbetspartners

Stockholms Forum behandlar personuppgifter om kontaktpersoner hos våra leverantörer och samarbetspartners. Det kan bland annat handla om följande uppgifter.

  1. Namn, adress, organisationsnummer, e-post och telefonnummer.


4.7  Kommunikation och marknadsföring

Vi behandlar personuppgifter för att kunna kommunicera med dig som medlem, kontaktperson, samarbetspartner, branschrepresentant eller prenumerant av tidning eller nyhetsbrev. Informationen som behandlas är bland annat.

Namn

Adress

E-postadress

Befattning

Vi behandlar också personuppgifter för att kunna ta fram och föra statistik i olika frågor med anknytning till föreningsverksamheter. Vidare behandlar vi personuppgifter för att göra enkäter bland medlemmar eller för att skicka ut föreningsmeddelanden.

Vi ser alltid till att du har möjlighet att enkelt tacka nej till framtida utskick från oss.

5  Hur länge sparar vi personuppgifter?

I respektive avsnitt ovan redogörs för hur länge vi sparar dina personuppgifter och vilka gallringstider vi har för respektive behandling. Gallringstiderna varierar beroende på vår relation (till exempel om du är/företräder en medlem eller icke-medlem) och i vilket avseende du haft kontakt med oss (till exempel kund, deltagare på våra seminarier, arbetssökande eller förtroendevald).

Vissa uppgifter kan komma att sparas längre på grund av lagstadgade lagringstider eller för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. Stockholms Forum har också en skyldighet enligt lag att spara underlag för bokföring, betalningar och transaktioner som bland annat omfattas av skattelagstiftningen.

6  Vilka kan vi komma att dela information med?

I de fall Stockholms Forums använder externa parter för att hantera administration i verksamheten överlämnas uppgifter till dessa parter i nödvändig utsträckning och när det är erforderligt upprättas personuppgiftsbiträdesavtal mellan Stockholms Forum och dessa parter.

Stockholms Forum kan bland annat komma att lämna ut personuppgifter avseende

Inkasso (inkassoföretag för indrivande av utebliven betalning).

Arrangemang som Stockholms Forum anordnar (dela uppgifter om deltagare vid medlemsaktiviteter, utbildningar eller kurser).

Förmånstjänster till medlemmar.

Revision (revisionsföretag)

Stockholms Forum kan även komma att dela personuppgifter mellan regionföreningar och dess bolag i federationen. Detta kan till exempel förekomma vid samordnat medlemskap, vid olika arrangemang anordnade av en regionförening och i samband med hantering av förfrågningar kring personuppgifter.
Stockholms Forum kan inom ramen för juridisk rådgivning/ärendehantering och hyresförhandlingar komma att dela information med myndigheter så som exempelvis socialkontor, domstolar, motparter och motpartsombud samt försäkringsbolag i rättsskyddsärenden.

7  Den registrerades rättigheter

Du har rätt att en gång om året kostnadsfritt få information om behandlingen av dina personuppgifter (registerutdrag). En sådan begäran skickas till Stockholms Forum (se kontaktuppgifter i avsnitt 8 nedan).

Du har rätt att begära begränsning av behandling, vilket innebär att uppgifterna i framtiden endast får behandlas för vissa avgränsade syften. Rätten till begränsning gäller bland annat när du anser att uppgifterna är felaktiga och har begärt rättelse.

Dataportabilitet, vilket innebär att du i vissa fall har rätt att få ut dina personuppgifter i elektroniskt format och använda uppgifterna på annat håll. Detta gäller för uppgifter som du har tillhandahållit Stockholms Forum och som behandlas av oss med samtycke eller avtal som laglig grund.

Du kan också begära att personuppgifter rättas, raderas eller blockeras. Radering kan göras i fall där:

  1. -  Uppgifterna inte längre behövs för de ändamål som de samlades in för.

  2. -  Behandlingen grundar sig på ditt samtycke och du återkallar samtycket.

  3. -  Behandlingen sker för direktmarknadsföring och du motsätter dig att uppgifterna behandlas.

  4. -  Du motsätter dig personuppgiftsbehandling som sker efter en intresseavvägning och det inte finns berättigade skäl som väger tyngre än ditt intresse.

  5. -  Personuppgifterna har behandlats olagligt.
    Du kan anmäla till Stockholms Forum om du vill att dina uppgifter inte längre ska behandlas, till exempel erbjudande av tjänster från samarbetspartner.
    Du kan också anmäla till Stockholms Forum (eller på de särskilt angivna e- postadresserna i avsnitt 8 nedan) om du inte längre vill ta emot information per e-post.

  6. - Om du upplever att dina rättigheter inte möts av Stockholms Forum har du rätt att lämna klagomål till Datainspektionen (se deras webbplats datainspektionen.se) rörande Stockholms Forums behandling av dina personuppgifter.


8  Kontakt med Stockholms Forum kring personuppgifter

Har du frågor eller synpunkter som rör behandling av dina personuppgifter ber vi dig att i första hand kontakta Stockholms Forum eller den underavdelning som har utfört personuppgiftsbehandlingen som du har frågor om. Är du osäker på var dina personuppgifter sparas kan du alltid vända dig till Stockholms Forum eller underavdelning enligt nedan.

Stockholms Forum - stockholms.forum@telia.com

Club Forum -

Forum Squaredancers -

Forums Tioöresavdelning -

På vår webbplats stockholmsforum.se hittar du ytterligare kontaktuppgifter.


Stockholms januari 2019

Vi ber dig notera att denna personuppgiftspolicy kommer att uppdateras allt eftersom rättspraxis utvecklas och Datainspektionen ger ut riktlinjer. Kontrollera således att du tar del av den senaste versionen av policyn. Den senaste versionen finns alltid att ladda ner på vår webbplats stockholmsforum.se.